Benahi Sistem Administrasi, DAHANA Studi Banding ke Pindad

Pengelola administrasi PT DAHANA (Persero) melakukan kunjungan ke PT Pindad (Persero).  Kunjungan dengan tajuk studi banding pengelolaan sistem administrasi ini dilaksanakan pada Kamis, 29 Nopember 2018 di PT Pindad Bandung.  Team Dahana yang berjumlah lima orang ini dipimpin langsung oleh Manager Humas & Kelembagaan Juli Jajuli. 
Dudi Setiadi dari Bagian Sistem PT Pindad beserta tim administrasi menerima kunjungan tersebut di ruang rapat Gedung DIrektorat lantai 2.   Dalam paparannya, Dudi menjelaskan tentang pengelolaan sistem administrasi yang ada di PT Pindad, salah satunya penggunaan teknologi sistem e-filling.

“Memang dalam perjalanannya membutuhkan waktu yang cukup lama.  Membangun sistemnya dan mensosialisasikan penggunaan sistem tersebut,” ungkap Dudi.

Selain tantangan dalam membangun sistem yang mumpuni, ada juga tantangan yang lebih berat ketika proses internalisasi.  “Lebih ke faktor kultur.  Biasa manual menjadi digital.  Perlu waktu dan kesabaran,” tutur Dudi.

Diskusi antara kedua belah pihak pun mengalir dengan saling bertukar pengalaman pengelolaan sistem administrasi di perusahaan masing-masing.

Sebagaimana diketahui, pada 2017, PT DAHANA (Persero) mulai menerapkan program  paperless. Program ini pada akhirnya melahirkan tools baru berupa penggunaan aplikasi sistem administrasi digital yang bernama E-Office.

Pada mulanya aplikasi E-Office ini diharapkan selain dapat mengurangi  penggunaan kertas, dianggap juga akan mampu mempercepat pengambilan keputusan strategis.   Namun dalam perjalanannya, software yang dirancang oleh sebuah perusahaan BUMN ini belum digunakan oleh seluruh karyawan.

Hal tersebut menjadi pekerjaan rumah besar bagi Bagian Legal & Komunikasi Perusahaan yang juga membawahi persoalan sistem administrasi perusahaan.  Seperti yang diungkap oleh Manager Humas & Kelembagaan Juli Jajuli.

“Saat ini kita dihadapkan dengan persoalan minimnya penggunaan E-Office dari karyawan.  Kami sedang menyiapkan langkah-langkah perbaikan menyambut 2019 ini,” terang Juli Jajuli kepada Dfile.

Kunjungan studi banding yang dilakukan menjelang akhir tahun ini, menurut Juli adalah hal yang tepat, dengan harapan, tahun depan mulai ada perubahan pada sistem administrasi di DAHANA, “Mudah-mudahan tahun depan sudah mengalami peningkatan yang signifikan sesuai dengan tujuannya memperlancar sistem kerja perusahaan,” kata Juli berharap. (SYA)