Menyatukan Satu Visi Dokumen Perusahaan

Perusahaan kita telah menerapkan beberapa Sistem Manajemen meskipun belum maksimal terimplementasi dengan baik diantaranya : 

1.       Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 
2.       Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja OHSAS 18001:2007 
3.       Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 
4.       Sistem Manajemen Pengamanan ISO 27001 yang dalam waktu dekan akan disertifikasi.

Dari ke semua Sistem Manajemen tersebut diatas secara dokumentasi dapat dilakukan atau diimplementasikan atau dijalankan masing masing tanpa terintegrasi antara ke-empat Sistem Manajemen tersebut, namun hal tersebut dinilai tidak efektif, dan efesien maka agar lebih efektif dan efesien dilakukanlah  Integrasi Sistem Manajemen, Seperti halnya PT Dahana yang dikenal dengan SMMK3L (Sitem Manajemen Mutu, K3 dan Lingkungan).

Atau bahkan jika diintegrasikan dengan Sistem Manajemen Pengamanan barangkali bisa menjadi SMMK3LP kira-kira begitu.  Akan tetapi mungkin akan lebih memudahkan pembacaan dan penamaan lebih baik dinamakan Sistem Manajemen Dahana (SIMADA) yang didalamnya 4 (empat) Sistem Manajemen tersebut diatas, atau barangkali lebih jika ada sistem manajemen yang lain.  Maka ketika kita melakukan integrasi terhadap Sistem Manajemen haruslah dilihat apakah kajian Mutu, K3, Lingkungan dan Pengamanannya masuk didalamnya, dari mulai Kebijakan, Pedoman, Prosedur, Instruksi Kerja maupun form-form implementasi yang dilakukan. Seluruhnya haruslah terintegrasi sehingga hanya mempunyai satu dokumen sehingga akan lebih praktis, efektif dan efesien.

Menyikapi tentang kata “Kebijakan”, saya mengenalnya hanya dalam kontek Sistem Manajemen, mungkin saya salah dan kebijakan tersebut secara sistem adalah “Komitmen Manajemen” dalam menjalankan suatu Sistem Manajemen.  Saya mendengar bahkan tahu di perusahaan ternyata ada juga Kebijakan lain yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan misal: Kebijakan/pedoman Penjualan, Kebijakan/pedoman  Pengadaan dan lain-lain, tentunya rujukannya pun dikeluarkan dari satu kementerian atau murni dari kebijakan perusahaan. 

Padahal dalam Sistem Manajemen yang telah dijalankan sesuai dengan proses bisnis yang ada telah dihasilkan Prosedur-Prosedur terkait kebijakan tadi misal: Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa, Prosedur Pembelian, Prosedur Pembayaran, Prosedur rekrutmen dan lain-lain.  Hal tersebut akan terjadi rangkap dokumen atau terkadang kalo di SMK3L ini Prosedurnya, dan ini kebijakannya,  lho kan ada juga tentang Kebijakan/pedoman yang dikeluarkan oleh perusahaan, yang paling benar dan update sebagai rujukan pasti kebijakan/pedoman perusahaan. Secara umum hirarki penegendalian dokumen yang saya ketahui adalah sebagai berikut:

 

Secara proses bisnis mapping perusahaan telah menghasilkan beberapa dokumen terkait Sistem Manajemen (Kebijakan, Pedoman, Prosedur, Instruksi Kerja Dan Form-form), saya tidak mengetahui urutan bagaimana struktur dokumen yang diimplementaskan di perusahaan, atau mungkin adanya juga tentang kebijakan/pedoman  atau keputusan direksi tentang struktur/hirarki dokumen.

Kalo saja kebijakan/pedoman tersebut diatas  isinya dituangkan dalam suatau prosedur dan Kebijakan/pedoman  direksi nya menjadi rujukan, serta rujukan klausul-klausul dari sistem manajemen lainnya jika diperlukan sebagai rujukan, barangkali lebih baik dan tidak terjadi adanya rangkap dokumen.